A conectividade social é um sistema que permite o cumprimento de obrigação das empresas e que tem por objetivo conectar o empresário com os serviços e sistemas da Caixa Econômica Federal. As formas de acesso desse tipo de ferramenta exigem a presença de um certificado digital.

Então, o que é Conectividade Social ICP?

A Portaria nº 116, de 09 de fevereiro de 2004, dos Ministérios da Previdência Social e do Trabalho e Emprego, estabeleceu a obrigatoriedade da Certificação para o uso do Conectividade Social para todas as empresas que se relacionam com o FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e prestam informações à Previdência Social.

O Conectividade Social é um Caminho Eletrônico de Relacionamento desenvolvido pela CAIXA e disponibilizado gratuitamente às empresas. É utilizado para a transmissão dos arquivos gerados pelo programa SEFIP – Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, via internet e no ambiente da própria empresa.

O Conectividade Social também permite acesso a informações do FGTS dos trabalhadores vinculados à empresa, bem como a realização de outras transações relacionadas à transferência de benefícios à sociedade. Qualquer alteração cadastral ou comunicação de afastamento do empregado, também deve ser feito via internet.

Entenda o objetivo do Conectividade Social

O objetivo principal é tornar o dia a dia do empresário ou do contador, mais simples e prático. Fazendo com que eles tenham acesso aos órgãos de fiscalização com mais facilidade. Desse modo, o Conectividade Social ICP é capaz de proporcionar todas as funções necessárias para que uma empresa esteja em dia com suas obrigações acessórias trabalhistas relacionadas ao FGTS e Previdência Social.O

foco é permitir o envio, consulta e o compartilhamento de diversas informações relacionadas ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e os dados da Previdência Social.

O Conectividade Social não é uma ideia tão nova. Ele já existia há alguns anos, contudo, se tratava de um sistema diferente e mais arcaico. Antes, era necessário instalar um software no computador, o que gerava uma série de questionamentos sobre a segurança e efetividade da plataforma.

Com o tempo, a tecnologia evoluiu a ponto de deixar de exigir a instalação dessa ferramenta. Atualmente, os empresários podem fazer o envio de dados por meio do próprio navegador. Inclusive, as consultas também podem ser realizadas dessa forma.

Saiba como essa nova tecnologia melhora a experiência do usuário

Essa medida dá muita liberdade aos usuários. Isso porque eles não precisam se preocupar com a instalação dessa plataforma caso precisem acessar de outro dispositivo. A grande diferença da ferramenta que temos hoje para a antiga é o fato da exigência de um certificado digital para proporcionar o acesso.

Atualmente, para que o usuário possa acessar o sistema, existe a exigência de um certificado digital. O que faz a plataforma ter um altíssimo nível de segurança digital. Afinal, ele é emitido por uma autoridade certificadora que abrange todas as regras da infraestrutura de chaves públicas brasileiras, a chamada ICP-Brasil.

Para utilizar esse Meio Eletrônico de Relacionamento com a Caixa, a empresa deve primeiramente obter a sua Certificação Digital. Essa fase é imprescindível, pois será ela que irá identificar os atores envolvidos na transação eletrônica, realizada no ambiente do Conectividade Social, via Internet.

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Para que serve o Conectividade Social ICP?

A utilização do Conectividade Social ICP é amplo em todas as empresas. Com ele, você consegue ter acesso aos dados do FGTS de todos os colaboradores que estão vinculados à sua empresa. Isso permite realizar ações como a comunicação de alterações no contrato de trabalho, afastamento, rescisão etc.

Ele permite que as informações dos seus funcionários estejam sempre atualizadas e em um ambiente de fácil acesso. No caso do desligamento, o processo ficou realmente muito simples com o novo sistema.

Até mesmo o trabalhador foi beneficiado. Afinal, com a inclusão dessa tecnologia, ele precisa ir a uma agência da Caixa Econômica Federal apenas para sacar o FGTS, eliminando passos burocráticos que prejudicavam e atrasavam as duas partes.

Quais são as funções dessa importante ferramenta?

Basicamente, as funções mais acessadas e utilizadas são:

• transmissão de informações referentes ao recolhimento do INSS e outros processos da Previdência Social;
• consultar extratos de contribuições de cada trabalhador;
• fazer a comunicação do desligamento de funcionários;
• recolhimento do FGTS;
• geração da Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) em caso de desligamento de colaboradores;
• recebimento de comunicados gerais divulgados pela própria Caixa Econômica Federal.

Alguns dos procedimentos realizados com o auxílio do Conectividade Social ICP passaram a ser realizados por um outro sistema do próprio Governo Federal. O e Social facilitou ainda mais o cumprimento dessas obrigações. Porém, ainda é necessário utilizar a conectividade social.

Como funciona o acesso a essa ferramenta?

Agora, vamos mostrar como funciona o acesso ao Conectividade Social. Como mencionamos, a facilidade de logar no sistema é uma das principais vantagens da plataforma. Afinal, para utilizar todos esses serviços basta entrar no portal da Caixa Econômica Federal e iniciar o processo de login.

Dito isso, é aqui que entra o nosso primeiro ponto de atenção. Antes de qualquer coisa, você precisa ter algum dos tipos de certificado digital emitido em seu nome ou da empresa para acessar o sistema. Não há outra forma de acesso que não conte com essa ferramenta.

Ela é a responsável por garantir a autenticidade de quem está acessando, bem como a segurança na transação de informações que, em muitos casos, é sigilosa. Afinal, nestes arquivos que são enviados, constam os dados pessoais de seus colaboradores. Logo, toda proteção possível é necessária. O certificado digital é a ferramenta que evitará tentativas de fraude em todo esse processo.

Para que acesse o Conectividade Social ICP, além do uso do certificado digital, você precisará utilizar o seguinte:

• Navegador Internet Explorer ou Mozilla Firefox nas suas versões mais recentes. O Google Chrome costuma apresentar algumas inconsistências nesta plataforma;
• Sistema Java Script mais recente.

Com essas ferramentas em mãos, você já estará habilitado para fazer o primeiro acesso. Nesse caso, o sistema exigirá a autenticação do seu certificado digital. Sempre que um novo documento ou registro for executado, essa opção será acionada.

Além disso, o certificado digital é importante para acesso a outros serviços, como por exemplo, da Receita Federal do Brasil (RFB) e para emissões de Notas Fiscais para consumidores e outras empresas. Portanto, empresas de todos os tamanhos se beneficiam do uso do certificado digital.

Acesse o Conectividade Social

Depois de registrar sua entrada, o sistema buscará as informações do titular do certificado digital. Nesse momento, também será preciso inserir alguns dados importantes que permitirão a geração do seu perfil na plataforma. Passada esta etapa, o usuário terá a liberdade de cadastrar mais certificados.

Caso o usuário esteja cadastrado como pessoa física em caráter amplo, o acesso será imediato. Ou seja, os perfis que são autorizados a fazer transações em nome da empresa terão mais facilidade para acessar todas as funcionalidades. Contudo, caso não esteja cadastrado, será necessário validar o acesso de cada um em uma agência da Caixa Econômica Federal.

Por fim, como o sistema do Conectividade Social passou a exigir o certificado digital ele passou a ser um meio mais seguro de acessar informações da empresa e dos seus colaboradores. Além disso, ele tornou o acesso mais simples e prático, tendo em vista que pode ser acessado em qualquer lugar em que o certificado digital esteja instalado.

Como usar o Conectividade Social ICP?

Para que você entenda como o Conectividade Social funciona, iremos relacionar algumas das principais funções executadas nesse sistema. Logo após gerar os dados no seu software de gestão de folha de pagamento, será necessário utilizar o Conectividade Social ICP para que faça a transmissão.

O primeiro passo é acessar a plataforma, clicar em caixa postal e, em seguida, nova mensagem. Depois, informe o arquivo que deseja enviar. Nesse caso, será o SEFIP. Na próxima tela, digite o município e o nome da mensagem. Em seguida, clique em anexar arquivo. Após localizá-lo e carregá-lo na plataforma, clique em enviar. Logo após o envio, a plataforma mostrará o progresso e apontará um link para salvar o protocolo, que deve ser impresso.

Esse protocolo é um documento que precisa ser armazenado na sua empresa. Outro procedimento muito comum é a emissão da GRRF em caso de rescisões de contrato de trabalho. Nesse caso, você precisará do Validador GRRF Eletrônica. Com essa ferramenta, é possível realizar as simulações de cálculo da rescisão. Contudo, ela não emite a guia que será paga e os demais demonstrativos.

Entenda o processo durante o uso do Conectividade Social

Todo esse processo deve ser feito por meio do Conectividade Social ICP. Após entrar na plataforma por meio do seu certificado digital, você clicará na caixa postal ao mesmo tempo e solicitará o envio de uma nova mensagem, semelhante ao procedimento realizado anteriormente.

O processo começa a ficar diferente quando você seleciona o serviço GRRF. Em seguida, deve ser informado o município em que a arrecadação da guia será feita. Depois, insira o nome da mensagem e anexe o arquivo gerado anteriormente.

Escolha o arquivo convertido no sistema da GRRF Eletrônica e clique na opção enviar. Depois de fazer a transmissão, role a tela para baixo para salvar o protocolo. Na sequência, abra novamente a GRRF eletrônica.

No sistema, você deve ir em Relatório/Guias/Por Protocolo. Depois, selecione o protocolo enviado e clique em abrir. Assim, a guia referente àquela rescisão estará emitida. É importante mencionar que esse tipo de procedimento geralmente é feito com a participação ativa do contador.

Nesse sentido, você precisa conhecer esses processos para saber se o trabalho está sendo realizado de forma correta. Um outro ponto importante a ser mencionado é a maneira de como irá arquivar esses elementos gerados. O interessante é armazenar os documentos digitalizados. Você pode até ter uma versão impressa, porém, o ideal é que eles sejam guardados em arquivos digitais para garantir a segurança. O mais indicado é utilizar um servidor em nuvem que, inclusive, exige o certificado digital para ter acesso aos documentos. Dessa forma, a empresa evitará que pessoas não autorizadas tenham acesso a esses e outros dados ou informações.

Quais são principais erros cometidos na plataforma?

Apesar de ser uma ferramenta que facilita muito o dia a dia das empresas, é importante lembrar que estamos tratando de tecnologia. Logo, se todas as ferramentas não estiverem alinhadas é possível que algumas coisas não funcionem.

Apesar de ter muita tecnologia embarcada, o sistema corre o risco de apresentar falhas oriundas de diversas fontes. O primeiro caso é as falhas nos próprios softwares da Caixa Econômica Federal. Dependendo da quantidade de acessos simultâneos, é provável que o Conectividade Social ICP deixará de funcionar. Mas, geralmente, isso dura pouco tempo.

Outro problema que pode existir está relacionado ao sistema Java Script. Sem essa ferramenta, você terá dificuldades para carregar o certificado digital. Consequentemente, não terá acesso à plataforma. Além disso, essa mesma ferramenta pode apresentar alguns problemas.

Todavia, nesse caso, você precisa verificar alguns detalhes. Por exemplo, veja se o certificado digital está instalado. Analise também se ele ainda está dentro da sua data de validade. Caso não esteja, você deve procurar a autoridade certificadora para fazer a renovação.

Além disso, é importante ter atenção ao navegador que está sendo utilizado. Como você já sabe, ele funciona melhor no Microsoft Edge (antigo Internet Explorer) e no Mozilla Firefox. Assim, é interessante que eles estejam devidamente atualizados em suas últimas versões.

O que você deve fazer caso não consiga acesso ao Conectividade Social ICP?

Se você encontrar algum desses erros ao tentar acessar o Conectividade Social ICP precisará adotar algumas ações. Inicialmente, caso o erro seja nos sistemas da Caixa Econômica Federal, não há muito o que fazer. Afinal, não temos acesso direto aos servidores da plataforma.

Por isso, se você pretende cumprir alguma obrigação trabalhista, é sempre bom não deixar para o último dia. Se isso ocorrer e o sistema estiver fora do ar, você pode ter dificuldades para transmitir o documento, bem como, correr o risco de tomar multas.

No caso de algum problema técnico relacionado ao seu navegador ou sistema Java Script é fundamental acionar um técnico para resolver o problema. Porém, se o erro estiver relacionado ao seu certificado digital você deve consultar a autoridade certificadora onde fez o seu certificado digital. Na maioria dos casos, os problemas são originados de questões simples de resolver.

Finalmente, podemos concluir que o Conectividade Social ICP é uma ferramenta imprescindível para o empresário. Contudo, ele precisa contar com o apoio de um certificado digital para desfrutar de todos os benefícios que ela pode proporcionar.

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